Gestão de equipes a distância: como liderar em tempos de home office
27/03/2020
Preparamos dicas de ações e ferramentas para fazer a gestão de equipes a distância enquanto as organizações de saúde recomendam ficar em casa
Diante do atual cenário de pandemia pela COVID-19, empresas no mundo todo precisaram adaptar os processos de trabalho e adotar o modelo de home office para garantir tanto a segurança de funcionários e clientes quanto a continuação das atividades necessárias para mitigar os efeitos da crise. O trabalho remoto, no entanto, tem imposto uma série de desafios aos profissionais. Segundo artigo publicado na revista Harvard Business Review, embora quase 1/4 da força de trabalho dos EUA já trabalhe em casa, ao menos parcialmente, as novas políticas levaram muitos funcionários – e gestores – a trabalhar fora do escritório e separados um do outro pela primeira vez. Se, de um lado, há necessidade de manter autodisciplina e organização, de outro, há uma demanda por lideranças que saibam fazer a gestão de suas equipes a distância, sabendo motivá-las e garantindo as entregas previstas. Apresentamos aqui algumas dicas para lideranças que precisam gerenciar funcionários em home office.
Comece por você
Muitos profissionais nunca tiveram contato com o trabalho remoto e é natural que no início surjam dificuldades, afinal, este modelo exige autodisciplina, atenção e confiança na equipe. Tente seguir a mesma rotina que seguia no trabalho presencial, inclusive nos horários. Além disso, tente encontrar um ambiente tranquilo para trabalhar, com boa iluminação e distante das distrações externas. Não se esqueça de fazer um planejamento da semana com verificação diária de tudo o que foi feito ou ficou pendente.Em artigo publicado no LinkedIn, o sócio-diretor na IEA Soluções Educacionais, Marlon Soares, chama atenção para a necessidade de fazer uma tarefa de cada vez. “O que alguns podem chamar de procrastinação na verdade é, na maioria das vezes, perda de foco e ações em modo multitarefas. Nós não fomos projetados para isso. Somos bons fazendo uma coisa de cada vez”, explica ele. Para começar, Soares indica dedicar 30 minutos a uma única tarefa.“Comece com uma boa preparação. Elimine distrações, desabilite notificações do celular, feche abas de navegadores que não serão utilizadas, feche sua caixa de e-mail e coloque seu chat de trabalho no silencioso. Escolha uma única tarefa e concentre suas ações nela por 30 minutos. Depois que conseguir com 30 minutos, você pode tentar aumentar o tempo para 1 ou 2 horas”, orienta Soares. E não se esqueça: as pausas também são necessárias. Ao longo do dia, faça intervalos para levantar, alongar o corpo e se alimentar.
Entenda que a equipe também terá desafios
Para saber como ajudar os seus funcionários e fazer uma boa gestão de equipes a distância, entenda quais são as principais dificuldades que eles têm ou podem ter no trabalho remoto, o que pode incluir: aumento de ansiedade pelo cenário de incertezas e isolamento social, baixo nível de concentração devido às distrações inerentes às demandas do ambiente doméstico, especialmente para aqueles que têm filhos pequenos, e até mesmo dificuldade para ter acesso a informações que antes bastava perguntar para o colega ao lado. Vale a pena fazer uma conversa online ou uma pesquisa rápida para saber qual é o contexto de cada funcionário.
É importante deixar seus objetivos claros
Um dos fatores para o sucesso no gerenciamento de qualquer equipe é ter objetivos bem definidos. Dessa forma, deixe-os bem claros. Explique quais são as metas individuais e coletivas, o trabalho a ser desenvolvido e tudo o que precisam alcançar naquele dia, semana ou mês. Assim, o time saberá quais são as prioridades e o gestor terá facilidade para avaliar o desempenho.
Explique a importância da rotina
Como já citado, estabelecer uma rotina a ser seguida por todos pode auxiliar na execução das tarefas. Mostre para a equipe a importância de ter cronogramas organizados e incluir neles os resultados desejados pela empresa.
Tenha reuniões periódicas
Mesmo que o trabalho esteja fluindo de maneira adequada, é indicado manter reuniões periódicas. Elas possibilitam manter o laço entre o gestor e sua equipe, além de discutir os resultados obtidos e as metas que precisam ser alcançadas. Os encontros também ajudam na interação com os colaboradores, além de facilitar os feedbacks.
Deixe claro os meios de comunicação utilizados
Existem diversas redes sociais e métodos para se comunicar de modo virtual. É importante deixar claro os meios de comunicação oficiais a serem adotados durante o período de home office. Se um colaborador precisar falar com o gestor, qual ferramenta ele deve utilizar? Quais os horários? E se ele precisar falar com outra pessoa da equipe? Todas essas questões devem estar bem respondidas. Caso não estejam, pode haver falhas comunicacionais, o que interfere na produtividade. Outra dica é salvar todas as conversas ou anotar tudo o que for definido logo na sequência. Na correria do dia podemos nos esquecer de algumas definições importantes que foram acertadas com a equipe.
Um bom gestor é um gestor presente
Não existem desculpas para ser um gestor ausente, nem mesmo a distância. Estar presente é importante para mostrar à equipe que existe um profissional que vai auxiliar nos momentos de dúvida, determinar as ações, alinhar as estratégias e facilitar o trabalho.
Preze pela qualidade
No papel de gestor, busque padrões de qualidade das entregas. Tenha parâmetros claros de como deve ser o resultado final. Dessa forma, os colaboradores passam a trabalhar com mais foco e respeitam os limites previstos.
Use a tecnologia a seu favor
A tecnologia é indispensável para uma performance que obtenha excelentes resultados. Pesquise e adquira sistemas que sejam adequados para a sua equipe e para sua gestão. Além disso, o uso de um sistema de gestão permite acompanhar as atividades que estão sendo desenvolvidas e todas as etapas de produção da equipe. Existem vários aplicativos e plataformas úteis para a gestão de equipes a distância. Confira quatro indicações:Artia: Permite organizar e acompanhar a duração e a dependência das etapas e atividades de cada projeto, estabelecer quem serão os responsáveis por cada entrega, controlar o apontamento de horas dos colaboradores, gerar relatórios, entre outras funções. Em decorrência da COVID-19, o uso da ferramenta será gratuito por 30 dias.Asana:Oferece ambientes para planejar e estruturar os trabalhos a serem executados, definir prioridades e estabelecer prazos. Possui versão gratuita e paga.Slack: Ferramenta que auxilia a comunicação com a equipe, o Slack permite acompanhar conversas ou encontrar informações importantes em um arquivo facilmente pesquisável. Com ele é possível escolher quais conversas são mais importantes e quais você pode ver depois. Há versão gratuita e paga.Trello: Com quadros, listas e cartões é possível criar, organizar e priorizar seus projetos. As equipes envolvidas recebem atualizações por email e podem fazer comentários e alterações diretamente na plataforma, que também tem versão gratuita.
Outras ferramentas que podem auxiliar
Reuniões e conferências podem ser feitas totalmente online com uso de plataformas como Skype, Zoom e até mesmo o Whatsapp. Para ajudar a produtividade de profissionais que estão trabalhando remotamente, o Google liberou recursos premium do Hangouts Meet para todos os usuários da plataforma. Com ela é possível fazer reuniões online mais longas. A liberação é válida até 1º de julho de 2020.
Imprevistos acontecem, então planeje-se
Ter e seguir um planejamento é necessário para o gerenciamento de equipes a distância. Contudo, o gestor precisa apresentar a capacidade de resolver problemas que fogem dele. Definir ações para futuros imprevistos é uma boa prática para evitar crises, afinal, nem sempre será possível convocar uma reunião de emergência para solucionar uma questão inesperada.
Mesmo em quarentena, executivos e profissionais de alta gestão podem continuar se mantendo atualizados e dedicar tempo ao aprimoramento e à reflexão sobre os impactos do cenário atual. Clique aqui e conheça os programas que a JValério FDC oferece.
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