Não deixe o fluxograma de processos para amanhã

Saiba mais sobre a ferramenta capaz de padronizar operações e aumentar a produtividade

No dia a dia da sua empresa, tem percebido que os procedimentos andam meio “bagunçados”? Além disso, toda vez que algum colaborador é substituído fica difícil reorganizar as tarefas em detrimento da saída do responsável anterior? Pois saiba que existe uma maneira altamente eficaz de mapear e visualizar as atividades, das simples às complexas, de modo a realizar operações mais fluídas e padronizadas e ela se chama fluxograma de processos. Com ele, é possível estabelecer etapas e definir o andamento do fluxo de trabalho de ponta a ponta, tornando as entregas mais assertivas e facilitando a continuidade das ações dentro do contexto empresarial.

Criado pelos engenheiros Frank e Lillian Gilbreth, os profissionais foram os primeiros a apresentar um fluxograma para a American Society of Mechanical Engineers (ASME) - Sociedade Estadunidense de Engenheiros Mecânicos -, em 1921, para analisar melhor o funcionamento das fábricas da época. Desde então, a ferramenta foi aprimorada a fim de otimizar e guiar equipes de inúmeros setores. Mais do que documentar as demandas, trata-se de um recurso que contribui para minimizar erros e riscos. Ou seja, em linhas gerais, um investimento que afeta diretamente o nível de qualidade das organizações e, aliás, a obtenção e manutenção de certificados - a exemplo do ISO e outros do gênero.

Quer entender melhor como funciona o  fluxograma de processos na prática? Segue o fio.

O que é fluxograma de processos

Em suma, o fluxograma de processos é uma representação gráfica que descreve e direciona por meio de desenhos - entre eles, símbolos, formas geométricas e descrições breves - o que deve ser executado e/ou decidido. Isto é, algo como um mapa mental do caminho a ser seguido em diferentes circunstâncias. Nele, o objetivo é sempre o mesmo: iniciar projetos, apresentações, produtos e serviços que exijam um passo a passo para acontecer. Sendo assim, vai acompanhar o executor até a conclusão da demanda. De preferência, sem deixar nenhuma lacuna ao longo de toda a jornada, pois a ideia é que, ao observar o organograma, qualquer pessoa consiga entender como a operação ocorre.

Por ser visual, a ordem dos fatores é igualmente lógica, o que faz das sequências praticamente sistemas intuitivos. Em outras palavras, o fluxograma é um aliado que divide algo maior em vários estágios menores que podem ser administrados mais de perto e com o dobro de clareza. Não por acaso, são comumente usados em gestão de negócios, gestão de processos e gestão de projetos para analisar, registrar, comunicar e aprimorar resultados e desempenhos. Em última análise, são muito úteis para melhoria contínua, uma vez que reavaliar aquilo que não foi tão bem da primeira, da segunda ou da última vez se configura um hábito, por vezes, vital.

Importância do fluxograma de processos

Vejamos a seguir os principais motivos que justificam a utilização de esquemas ilustrativos no cotidiano corporativo.

1. Dominar o conhecimento: em muitos negócios, quando um profissional sai da equipe, os processos vão junto com ele. Por consequência, gasta-se tempo e energia com otimizações. Para evitar que isso aconteça, o fluxograma oferece uma visualização clara a todas as partes interessadas. Assim, a passagem de bastão não se transforma em um entrave à produtividade, pois os novos membros podem entrar na engrenagem operacional com mais rapidez ao se depararem com fluxogramas muito bem detalhados e didáticos;
2. Obter visão global: atuar dentro de padrões de eficiência é, por si só, uma estratégia interessante. Portanto, definir critérios ante a tomada de decisões promove consistência e reduz a variabilidade de indicadores, sem falar na possibilidade de identificar ineficiências e gargalos. Compreender onde estão falhas ou os pontos com maior potencial de melhoria ajudam a criar entregas mais produtivas e a medir o progresso em direção às metas organizacionais;
3. Upgrade nas relações: graças ao entendimento compartilhado os debates passam a ser mais democráticos, independentemente do nível hierárquico. Se a comunicação é aperfeiçoada, a cooperação automaticamente aumenta. Tanto novos funcionários como profissionais que acabam de chegar a um projeto em andamento são beneficiados ao terem uma visão geral estruturada de tarefas e procedimentos;
4. Gerenciamento de riscos: ao visualizar os pontos de controle críticos e os critérios de tomada de decisão, as organizações podem implementar medidas para reduzir os riscos e garantir a conformidade regulamentar.

Tipos de fluxograma

Fluxograma de blocos

O mais simples entre todos os fluxogramas é o de blocos. Com ele, é possível definir uma sequência de processos que precisam ser seguidos para realizar uma tarefa.

Fluxograma de processos simples

Nesse tipo de fluxograma, o processo a ser seguido também é simples, mas, ao decorrer dele, existem alguns pontos de tomada de decisão. Os triângulos aparecem por essa razão.

Fluxograma funcional

Mais complexo, esse modelo contempla atividades e processos que partem de uma área e culminam em outra. Ou seja: eles auxiliam lógicas mais robustas de operações.

Como fazer um fluxograma de processos

Agora que você sabe o que é e para que serve um fluxograma de processos, confira um check list para criar um.

• Mapear detalhadamente os processos internos;
• Definir a plataforma onde será feito (word, power point, canva);
• Escolher a simbologia e relacionar os ícones a cada atividade;
• Focar nas etapas de “início” e “fim” tanto quanto no processo;
• Editar o modelo de modo a facilitar a leitura e compreensão;
• Usar verbos no infinitivo: enviar, receber, comprar, agendar, etc;
• Antes de colocar em prática, revisar o fluxograma e conferir se as atividades estão em sincronia;
• Garantir que ele possa ser alterado sem grandes dificuldades.

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