Por meio do programa 5S, uma empresa pode conquistar melhores resultados e ainda melhorar o relacionamento profissional entre os colaboradores
Qual é a importância dos recursos humanos no ambiente corporativo? Se antes essa área era vista apenas como responsável pela política de cargos e salários, com o passar dos anos, as empresas começaram a enxergá-la como área estratégica para formar times engajados e alinhados com o propósito empresarial. E porque isso é importante? Quando sentem-se engajados com suas funções e com os valores da empresa, os funcionários trabalham com mais empenho e inspiração, formando um ambiente mais propício à inovação e ao crescimento. Por isso, promover hábitos e valores culturais mais eficientes dentro da empresa é uma tarefa fundamental, que não pode ser deixada de lado quando se fala em gestão de negócios.
A última edição do Fórum Empresarial Live, promovido pela JValério FDC, recebeu a administradora e coaching, Fernanda Gomes, e abordou estratégias essenciais para uma boa gestão de recursos humanos. Com formação em Coaching pela Sociedade Latino Americana de Coaching, Fernanda Gomes é especialista em análise de perfil comportamental pelo Instituto Nacional de Análise Comportamental. Desde 2010, atua no Sebrae, nas áreas de gestão, planejamento empresarial, educação empreendedora, marketing estratégico e atendimento ao cliente. Durante o encontro virtual, a especialista falou sobre a atualidade e os benefícios de adotar o programa 5S na gestão de equipes. Neste post, você confere todas as dicas e informações compartilhadas com os participantes do Fórum Empresarial.
Também conhecido como Housekeeping, o programa 5S nasceu no Japão na década de 1950, e tem o objetivo de melhorar o ambiente de trabalho e a produtividade dos colaboradores, tendo como base cinco sensos que, em japonês, começam com a letra S: seiri (utilização), seiton (organização), seiso (limpeza), seiketsu (conservação) e shitsuke (disciplina). Os benefícios da técnica 5S são vários: desenvolve o trabalho em equipe, otimiza tempo, aumenta a produtividade, elimina desperdícios, melhora a imagem da empresa interna e externamente, otimiza processos e melhora o relacionamento entre os colaboradores.
O senso de utilização reflete sobre o que é útil ou não dentro da empresa, alertando para a necessidade de descarte de coisas que não estão agregando mais ao desempenho do negócio, sejam documentos desnecessários ou equipamentos obsoletos. "Pense no que você precisa rever dentro da sua empresa. Precisa rever processos? Será que a sua empresa guarda com documentos desnecessários? Os equipamentos utilizados estão de acordo com as necessidades dos colaboradores? As demandas dos gestores são realmente necessárias para o crescimento da empresa?", questiona Fernanda.
É fundamental selecionar o que é útil e descartar o restante. Isso também inclui processos e métodos de trabalho que tornam as tarefas mais burocráticas, além de comportamentos da equipe que dificultam o andamento das atividades. Ao fazer isso, a empresa poderá liberar espaço - tanto físico quanto comportamental -, aproveitar recursos, ter menos burocracia nas relações, reduzir custos e aumentar a produtividade.
No programa 5S, o senso de arrumação está diretamente ligado à ideia de organização. É preciso ter um lugar para cada coisa da empresa, facilitando a busca por objetos, equipamentos e documentos. "Infelizmente, é comum quando um gestor precisa de uma informação e não tem ideia de onde encontrá-la. Geralmente, é uma consequência da falha na comunicação entre colaboradores e gestores", conta Gomes. Ter as informações em fácil acesso diminui a perda de tempo e o cansaço físico e mental, além de aumentar a produtividade. "Esse é o momento em que você deve se perguntar: ‘eu tenho um fluxo de documentação bem estabelecido? Existe um organograma do negócio? Eu sei quem está liderando as equipes de diferentes áreas? Como está a organização de cada setor?", questiona.
O terceiro senso pede que o empresário identifique onde estão as "sujeiras" do seu negócio e busque uma limpeza desses aspectos. Fernanda diz que, obviamente, além de eliminar a sujeira física do ambiente de trabalho, é preciso eliminar também atitudes de arrogância, pessimismo, indiferença com as metas e desavenças com os colegas de trabalho. Ao fazer isso, a empresa fornece mais bem estar pessoal aos colaboradores, aumentando seu engajamento nas tarefas. Além disso, cria um ambiente mais agradável, trabalha na conservação de equipamentos e melhoria na imagem interna e externa das instalações da empresa.
O senso de bem-estar alerta que o setor de RH deve estar atento para a saúde física, mental, social e emocional de cada colaborador, contribuindo com sua qualidade de vida. "É fundamental se questionar sobre como está a comunicação interna da empresa. As atribuições estão de acordo com cada funcionário ou só estão gerando estresse e sobrecarga? O colaborador tem autonomia para conversar sobre o que o incomoda com os seus gestores?", indaga Fernanda.
À medida em que a empresa sabe identificar o que está gerando desconforto entre os funcionários, é possível trazer mais equilíbrio físico e mental para os profissionais, buscar melhorias na convivência social dentro e fora do trabalho e garantir um ambiente mais saudável e harmonioso.
O último senso do programa 5S tem o objetivo de garantir que os tópicos anteriores sejam respeitados com muita disciplina. Fernanda explica que é preciso estabelecer um padrão de procedimentos na empresa e buscar sempre a autodisciplina em todo o processo. “É preciso que as situações do dia a dia do negócio sigam um padrão. Por exemplo, as reuniões de alinhamento são sistematizadas e acontecem periodicamente ou acontecem só quando as coisas estão pegando fogo? Com que frequência você faz revisões dentro dos setores?”. Manter uma rotina bem estabelecida, com reuniões sistematizadas em todos os setores, e praticar a escuta de colaboradores, traz inúmeros benefícios para o cotidiano da empresa. Entre as vantagens estão: crescimento de regras claras, cumprimento de deveres e fortalecimento do trabalho em equipe.
Fernanda explica que, antes de implementar o programa 5S, é preciso ter em mente que todas as mudanças devem ser pensadas, não só nos resultados da empresa, mas na busca por melhorias de relacionamento, satisfação e desempenho dos colaboradores. "As pessoas são os recursos mais importantes que uma empresa tem. Se forem bem orientadas e direcionadas, com certeza se sentirão mais motivadas e terão um resultado satisfatório", finaliza.
Quer saber mais? Acompanhe a programação a JValério. Para conhecer melhor os programas para desenvolvimento de empresas e de gestores de negócios, entre em contato pelo telefone (41) 99288-0587 ou pelo email contato@jvalerio.com.br
Para sua Empresa
Para Você
